فصل دوم

ادبیات تحقیق

۲-۱)مقدمه

موسس فقه جعفری ، حضرت امام صادق ( ع ) می فرمایند : اگر امروزتان مانند دیروز است مغبون هستید و اگر بد تر از دیروز باشد ملعون هستید .

خطر کردن و به کار های بزرگ دست زدن ، کسب ‌پیروزی‌های شکوهمند و حتی چشیدن طعم تلخ شکست ، از هم قطار شدن با ادمهای میان مایه که نه طعم پیروزی رامی چشند و نه تلخی شکست را بهتر است زیرا این آدمها به قدری دست به عصا راه می‌روند که نه شکست را می شناسد و نه پیروزی را ( ئتودور روزولت )( کالینز و پوراس ، ص ۱۳۱ : ۱۳۸۰ ).

شکل مهمی از سرمایه اجتماعی توان دستیابی به اطلاعات است که با روابط اجتماعی پیوند ذاتی و لازم و ملزوم دارد . اهمیت اطلاعات از این نظر است که مبنایی برای عمل فراهم می آورد . اخذ اطلاعات هزینه بر است . در یک مقیاس » حداقلی » دستیابی به اطلاعات مستلزم دقت است که بسیار کمیاب است.

( پاتنام و دیگران ، ص ۶۱ : ۱۳۸۴).

ابزار دوران صنعتی به کمک ماهیچه آمدند وابزار دوران فراصنعتی مغز ها را یاری می رسانند آن دسته از سازمان‌ها که ابزار دوران فرا صنعتی دیجیتالی را به خوبی در سازمان‌های خود به کار گرفته اند از سرمایه های

هوش خود حداکثر بهره را می گیرند و همینان پیشتازان و رهبران بازار در سال‌های آینده اند (گیتس ، ص ۱ : ۱۳۸۲ ).

۲-۲)آغاز به کار گیری فناوری های اداری

در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه ۶۰ میلادی به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر ‌به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند .

در اوائل دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روش های جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا D.S.S به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .اما در واقع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی/ ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و ‌تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها ۹۰-۸۵ در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها ۴ در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .

موسساتی که به سیستم‌های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه ‌در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می‌دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی ‌در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تأمل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً ‌از سیستم‌های اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و ‌در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .

۲-۲-۱)سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ارتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی ‌در مورد جایابی و فضا سازی برای محیط‌های اداری بود . ( دهه ۲۰ به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .

۲-۲-۲ )دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه

در این دوره با ورود رایانه های کوچک که ‌از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با بهره گرفتن از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .

۲-۲-۳ )دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات

در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه‌های بیشتری از کاربرد ها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود .

اتوماسیون اداری ،بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می‌باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. در این فرایند، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان ، عملی می‌گردد.