مشاهده ـ شناخت و مستند سازی فرایند مورد بررسی در طرف مقابل
تجزیه و تحلیل ـ تجزیه و تحلیل یافته ها ، توضیح آن ها .
تطبیق ـ شناسایی و تعیین آنکه در شرکت شما چه چیزی بدترین میزان تطبیق را دارد .
بهبود ـ اجرای تغییرات و تداوم یافتن آن. (پیترسون[۶۷] و اندرسون[۶۸]، ۱۹۹۹)
فاز ۱ : طرح ریزی
بر اساس تجارب، طرح ریزی مهمترین فاز فرایند بنچ مارکینگ است ، در این مرحله انتخاب بخش مــوردنظر جهت بنچ مارکینگ انجام می‌گیرد. طبعاً این انتخاب بر اساس استراتژی سازمان و مشکلات موجود است، پس از آن می‌بایست تیم بنچ مارکینگ تشکیل شود.افراد این تیم بر اساس نوع پروژه موردنظر انتخاب می‌شوند و قطعاً این تیم می‌بایست با مدیریت ارشد در ارتباط باشد، این ارتباط می‌تواند از طریق یکی از مدیران که عضو تیم است نیز انجام پذیرد.شناخت کامل و مستندسازی کاری که باید بنچ مارکینگ شود، همچنین تشخیص مشکلات و گلوگاهها در این مرحله صورت می‌پذیرد. تعیین معیارهای ارزیابی و شاخص‌های مقایسه نیز جزء این مرحله است. اقدامات لازم در این مرحله به این صورت خلاصه می‌شود.
-
- انتخاب فرآیندی که بر اساس استراتژی شرکت باید بنچ مارک شود .
-
- تشکیل تیم بنچ مارکینگ .
-
- درک و مستندسازی فرآیندی که بنچ مارک می شود .
- طراحی معیارهای اندازه گیری عملکرد فرایند .
۲-۱۸ انتخاب فرآیندی که باید بنچ مارک شود.
شرکت دریافت که در ابتدا بررسی تعدادی بنچ مارکینگ به صورت پروژه های راهنما وآزمایشی ضروری می‌باشد که در آن ها عنصر اساسی تمایل به یادگیری و نحوه به کار بردن ابزارها خواهد بود.مرحله طرح ریزی با تصمیم در مورد اینکه با کدام فرایند بنچ مارکینگ را شروع کنند ، معرفی وآغاز شد.اولین وظیفه به دست آوردن فاکتورها و عوامل اصلی موفقیت شرکت بدون رتبه بندی با اهمیت مربوطه به شرح موارد زیر بود:
انتخاب فرایند
تشکیل تیم
بنچ مارکینگ
مستندسازی فرایند
ایجادمعیارهای اندازه گیری
۱-واحد مالی
۲- واحد بازاریابی
۳-واحد تحقیقات و توسعه[۶۹]
۴-واحد بازرگانی
۵- واحد تدارکات و پشتیبانی
این فاکتورهای اصلی موفقیت در یک ماتریس عملکرد نقطه گذاری شدند(شکل زیر). از نمودار، اینطور نتیجه گیری می شود که این اولین بررسی بنچ مارکینگ باید بر بهبود واحد بازاریابی متمرکز شود ، مانند نقطه ۲ در ماتریس.
۹
۵
۱
عملکرد جاری
۴
۳
۵
۱
۲
اهمیت
(فاکتورهای اصلی موفقیت برای شرکت داروسازی اسوه)
در شرکت داروسازی اسوه، فرآیندی که بر اساس استراتژی شرکت برای بنچ مارکینگ انتخاب شد فرایند بازاریابی می‌باشد.گام بعدی تعیین شاخص هایی است که بر این عامل اصلی موفقیت یعنی فرایند بازاریابی تاثیر گذار است که این کار با کمک تلاقی افکار انجام شد البته قاعده های اصلی در جلسه تلاقی افکار مانند اینکه:انتقاد وجود نداشته باشد، عقاید غیر متعارف را نباید مضحک دانست، همه عقاید یادداشت شوند و عقاید متعلق به شخص خاصی نیست و متعلق به گروه است در نظر گرفته شد وشاخص هایی که تعیین شدند موارد زیر می‌باشد:
فاکتور اصلی موفقیت[۷۰]
شاخص هایی که بر این فاکتور اصلی موفقیت موثرند
بازاریابی
۱- رضایت مشتریان ۲-کیفیت
۳-نوآوری ۴-توزیع
۵- تحقیقات بازاریابی
در خصوص تیم بنچ مارکینگ در این شرکت شامل رئیس و شش مدیر داخلی از شرکت دارو سازی اسوه می‌باشد. در بخش درک و مستندسازی فرایند، تیم وظیفه تهیه و تدوین فرایند جاری را به عهده گرفت و سندی تهیه شد که کل فرایند هایی که شرکت برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و انتشار داده های مورد استفاده قرار می‌داد را طرح کرده بود.این امر به طور ملموس تیم بنچ مارکینگ را قادر به دستیابی و از توافق بر سر یک تفاهم مشترک از فرایند موجود ساخته بود.در نتیجه، درک بالایی از فرایند اندازه گیری و کاربرد آن فرایند در شرکت و در تجارت به طور کلی ایجاد شد و در نهایت تیم بنچ مارکینگ باید در خصوص معیارهای اندازه گیری عملکرد فرایند از مواردی مانند:گروه برای این وظیفه و مسئولیت به اندازه کافی انگیزه پیدا کرده باشد، کسانی که بهترین دانش را در مورد فرایند دارند در توصیف آن و تکمیل معیارهای اندازه گیری که به درستی برازندگی فرایند را نشان می‌دهند، شرکت نمایند و همچنین نتایج حاصل از آن به وسیله کسانی که بعدا موظف به اجرا و انجام تغییرات خواهند بود، حمایت می‌شوند.
۲-۱۸-۱ جستجو[۷۱]
شناسایی شرکت‌ها و سازمان های پیشرو، جستجو برای بهترین فرایند و جستجو برای پیداکردن سازمان‌هایی که عملکرد بهتری دارند در این مرحله صورت می‌پذیرد. پس از پیدا کردن سازمان‌های موردنظر، از بین آن ها بهترین انتخاب شده و برقرارکردن ارتباطات اولیه با آن سازمان آغاز می‌شود. اقدامات لازم در این مرحله نیز به این صورت خلاصه می‌شود :
-
- طراحی فهرستی از معیارهایی که یک شرکت بنچ مارک مطلوب باید داشته باشد .
-
- جستجوی شرکای بنچ مارک مستعد و بالقوه .
-
- انتخاب بهترین شریک مناسب برای الگوگیری از آن .
- برقراری تماس با شریک انتخابی و به دست آوردن پذیرش برای شریک شدن در بررسی .
فهرست معیارها باید مقتضیاتی را که یک شریک بنچ مارکینگ مطلوب باید آن ها را داشته باشد بیان کند تا بتوان بهترین شرکا را با توجه به فرایند کلیدی مورد نظر انتخاب نمود که در شرکت داروسازی اسوه پس از تعیین فرایند بازاریابی معیارهایی که باید در این خصوص بررسی شوند شامل موارد زیر می‌باشد:
-
- اصل کیفیت باید در نظر گرفته شود تا سلامت بیماران تامین ونیز موجب رضایت مشتریان شود.
-
- توسعه و تولید گروه‌های دارویی نوآورانه
-
- زنجیره تأمین گسترده ای ایجاد شود به گونه ای که به تمامی تعهدات تا پایان مهلت تعیین شده عمل نمایند و کالا را به شیوه های گوناگون زمینی، هوایی و دریایی به مشتریان خود برسانند.
- واحد تحقیقات بازاریابی فعالانه عمل کرده و تمام تمرکز خود را بر تولید داروهای جدید و سیستم های دارورسانی نوین در چندین شاخه درمانی قرار دهد.
در خصوص تعیین شرکای بنچ مارکینگ، منابع اطلاعاتی که می‌توانند ما را به شرکت‌های با عملکرد بالا رهنمون کنند عبارتند از:
-
- شبکه شرکت که شامل توزیع کنندگان، رقبا، مشتریان، شرکای استراتژیک و…
-
- اشخاص یا مراکز با تجربه در این زمینه که شامل مراکز تحقیقاتی، مشاورین و …
-
- سازمان های تجاری و صنعتی که شامل آمارها و گزارش ها، کنفرانس ها و سمینارها، نمایشگاها
-
- انتشارات که شامل مجلات، کتاب ها، بانک های اطلاعاتی، بروشورهای‌تولید،گزارش‌های سالیانه
-
- توجهات خاص که شامل پوشش رسانه های گروهی،ارائه بیاناتی که شرکت ها را در زمینه‌های بخصوصی خوب توصیف می‌کنند.
