درمورد تاریخچه سیستم باز می توان اینطور بیان نمود، زمانی که کان گواه^[۱۴] به عنوان شهردار دوم سئول، دولت شهری سئول را افتتاح نمود، با بحرانی بزرگ که به دلیل رسوایی های پی در پی ناشی از فساد ایجاد شده بود، مواجه شد. به دلیل مواجه شدن با این بحران و شکست خوردن، گواه مصمم شد که برنامه های اصلاحی” جنگ علیه فساد” را اعلام نماید. با توجه به قدرت خود، سیستم باز را معرفی نمود و برای توسعه های بعدی آن برنامه هایی را تعیین کرد. سیستم باز یک سیستم آنلاین برای شفافیت مراحل اداری است که از طریق اینترنت به شهروندان در بخش های مختلف خدمات عمومی مانند مسکن و ساخت و ساز، بهداشت و… اطلاع رسانی می‌کند و با اجرای صحیح و به موقع می‌تواند از فسادهای موجود در نظام اداری جلوگیری کند. این سیستم با هدف دستیابی به شفافیت دولتی، جلوگیری از تاخیرات غیرضروری انجام نشدن کارها و انجام امور ناعادلانه در بخش هایی از امور کارکنان دولت، مورد استفاده قرار گرفت. چنانچه شهروندی می‌خواهد مجوز ساخت و ساز بگیرد، تنها باید برنامه ها و اطلاعات مرتبط را برای سیستم ارسال نماید و نیازی نیست که تماس بگیرد و یا مسئولی را ملاقات نماید و از آن سو، مسئول مربوطه از جزئیات درخواست های ارسال شده آگاه می‌گردد(Kim & Cho, 2005: 114- 117).

سیستم اطلاعات، شناسایی مدیریت و غیره

ثبت تمامی تقاضاهای کاربران در یک مکان مشخص

بازرسی ورودی داده ها

تأخیر در دریافت ورودی، تأخیر در فرآیندها

متقاضیان(درخواست کنندگان)

شهروندان

مقامات رسمی اختصاص داده شده

۲۵ مرکز شهری

۲۵ منطقه مستقل اطلاعات

۴ مرکز

ثبت کردن

سیستم اطلاعات

(اداره توسعه سیستم اطلاعات)

محققان

نظارت بر ثبتنام

(حسابرسی و بازرسی دفتر)

سیستم باز

شکل۲-۱ ساختار سیستم باز(Kim & cho, 2005: 116).

در سیستم باز، شهروندان با بهره گرفتن از هر کامپیوتر متصل به اینترنت در خانه، در محل کار و یا نزدیکترین منطقه یا بخش اداری می‌توانند آگاه شوند که آیا درخواست آن ها دریافت شده است، آیا به مرحله بررسی رسیده است، آیا مجوز خواسته شده اعطا شده است و اگر خیر به چه دلیل پرونده آن ها بازگردانده شده است. اگرچه بسیاری از سیستم های مشابه به منظور انجام اداری در داخل و خارج کشور معرفی شده اند و موجود هستند، ولی آن ها فقط اطلاعات ارائه شده مربوط به تصمیم گیری و اطلاعات نهایی را از طریق اینترنت منتشر می‌سازند. با این حال، سیستم باز یک سیستم پویا است که در آن شهروند قادر به ردیابی تمام اطلاعات و فرایند لازم از ابتدا تا اتمام برنامه های شهری و دولتی هستند، بدون آنکه برای دریافت پاسخ از سوی مسئولان منتظر بمانند.

• مراحل توسعه سیستم باز به شرح زیر است:

در اولین مرحله، دولت شهری سئول طرح توسعه سیستم باز را اعلام نمود. در واقع سیستم باز توسط دولت گواه برنامه ریزی شد تا از فساد پیشگیری نماید و حقوق شهروندان برای دسترسی به اطلاعات و حصول شفافیت از طریق افشای مراحل اداری را، تضمین نماید. در دومین مرحله، اداره ای معین شد تا مسئول توسعه و بهره برداری از سیستم باز گردد. دفتر برنامه ریزی دولت در اصل به عنوان دفتر اصلی مدیریت سیستم باز منصوب شد. با این حال، با وجود نبود زمان کافی و نبود مقامات مسئول مورد نیاز و نداشتن مهارت برای کنترل بخش های مرتبط، دو واحد حسابرسی و دفتر بازرسی و کنترل در فرایند توسعه سیستم باز فعالیت خود را آغاز کردند. در مرحله سوم، ارائه خدمات برای سیستم باز انتخاب شدند. در ابتدای توسعه این سیستم، کارکنان بخش های حسابرسی و دفتر بازرسی که ارائه خدمات در این بخش ها با احتمال فساد بیشتر مواجه هستند، مورد بررسی قرار گرفت و دیدگاه محققان به شرح زیر بود:

1. 1. برخی قسمت ها عمیقا درگیر فساد بودند.

1. 1. شهروندان با مشکلات زیادی به دلیل پیچیدگی فرآیندها مواجه بودند.

1. 1. شفاف شدن فرآیندها، از گرفتن رشوه توسط مأموران جلوگیری می کند.

1. این بررسی و کنترل می‌تواند بر میزان شفافیت اطلاعات در دسترس اثرگذار باشد.

پس از آن برای استفاده و توسعه این سیستم، دولت شهری فرآیندهای انتخاب شده را مورد تجزیه و تحلیل قرار دادند. افسران مربوط به بیست و شش بخش تمام پرونده ها را بررسی کردند و از جمله جزئیات ویژگی سیستم و اهداف فرایند را ارائه دادند و مواردی که موجبات فسادهای گذشته را فراهم می آوردند، شناسایی و بررسی کردند و تصمیماتی درباره ی آن ها گرفته شد، اطلاعات کسب شده طبقه بندی و وارد سیستم شدند و سپس مقامات دولت شهری سئول برای حفظ توسعه و موفقیت به آموزش کارکنان و شهروندان پرداختند.

• ارزیابی سیستم باز

کوفی عنان^[۱۵]، و گواه شهردار سئول کتابچه راهنمای این سیستم را برای ۱۸۰ کشورعضو سازمان ملل متحد در ۶ زبان آماده کردند. در همایشی با عنوان مبارزه با فساد در سال ۲۰۰۱، سازمان ملل متحد سازمان هایی چون سازمان شفافیت بین الملل، OECD و بانک جهانی را به استفاده از این سیستم تشویق نمودند. این سیستم توسط دولت مرکزی کره به عنوان یک مدل موفق برای یک سیستم مدیریت نوآور در بخش دولتی به رسمیت شناخته شده است و همچنین شهروندان، متخصصان مدیریت عمومی و کارمندان دولت، ‌به این سیستم به عنوان ارزشمندترین سیاست سئول در سال های ۱۹۹۹ و ۲۰۰۰ رأی‌ دادند.

• نتایج سیستم باز

از معرفی این سیستم در تاریخ ۱۵ آوریل ۱۹۹۹ تا ژانویه سال ۲۰۰۳، بیش از ۳٫۴۱۸٫۰۰۰ شهروند از سیستم بازدید کردند، تعداد کسب و کارهای ثبت نامی بیش از ۱۹۴٫۰۰۰ و تعداد کاربران ثبتنامی در سند بیش از ۱٫۰۷۲٫۰۰۰ بود. علاوه بر این در سال ۲۰۰۳، تعداد بازدیدکنندگان از حدود ۱۰۰۰ نفر در آغاز فعالیت به تعداد ۳۵۰۰ نفر افزایش پیدا کرد که نشان دهنده ی علاقه رو به رشد شهروندان ‌به این سیستم و کارآمدی آن می‌باشد.

• نتایج و اثرات مثبت- از دید اداری

1. 1. افزایش شفافیت: اولین اثر این سیستم افزایش شفافیت اداری در دسترسی به اطلاعات است و اینکه پس از پیاده سازی آن از دستکاری اطلاعات برنامه های عمرانی و … جلوگیری می شود. پس از معرفی این سیستم در سال ۱۹۹۹، تعداد تادیب به طور قابل توجهی از ۱۱۴ به ۶۵ در سال ۲۰۰۱ کاهش پیدا کرد.

1. افزایش بهره وری: پس از معرفی این سیستم، جزئیات روش ها و فرم های سند ۵۴ نوع از امور مدنی استاندارد شدند. از طریق سیستم های آنلاین، ۶۵۷ روش دقیق برای ۵۴ نوع از خدمات تعریف شد و به تأیید و تصویب رسید. فرم های ۳۵۸ روش مرتبط به دولت برای استفاده مشترک تمام سازمان های دولتی استاندارد شد و همچنین خدمات پیام کوتاه و ایمیل به خدمات شهروندی افزوده شد.

• نتایج و اثرات مثبت- از دید کاربران